Ügyfélpanasz-kezelési szabályzat

Ügyfélpanasz-kezelési szabályzat

I. Bevezetés

Az Agria Biztosítás Kft. ( továbbiakban: Alkusz) célja az Ügyfelek magas színvonalú, gyors és hatékony kiszolgálása. A szolgáltatások és a társasági belső folyamatok ügyféligényeknek mind jobban megfelelő fejlesztése kiemelt jelentőségű. Az Ügyfelektől érkező panaszokat az Alkusz a mindenkor hatályos vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően, egységesen központilag kezeli.
Az Alkusz ennek megfelelően biztosítja, hogy az Ügyfél az Alkusz magatartására, tevékenységére vagy mulasztására vonatkozó panaszát szóban (személyesen vagy telefonon), vagy írásban (személyesen, vagy más által átadott irat útján, postai úton, telefaxon, elektronikus levélben) közölhesse.

II. A panasz bejelentése

1. Az Ügyfél bejelentését megteheti:
személyesen: szóban, illetve írásban, az Alkusz az Ügyfelek számára nyitva álló helyiségében, azaz az ügyfélszolgálati irodájában, annak nyitvatartási idejében (Hétfő-péntek: 9.00 – 12.00) ahol az Ügyfél panaszát az Alkusz ügyfélszolgálati munkatársai rögzítik és a bejelentésről másolati példányt bocsátanak a rendelkezésére.
Ügyfélszolgálati irodánk elérhetősége 3300, Eger, Kertész u.47 fsz.2, ahol nyitva tartási időben állunk Ügyfeleink rendelkezésére, de tájékozódhat a www.abiztositas.hu weboldalunkon is elérhetőségeinkről.
telefonon: az Alkusz telefonos elérhetősége a 06-21-333-29-45 nyitvatartási időben, csütörtökön pedig 8:00-20:00 kózött érhető el.
Az Ügyfél és az Alkusz munkatársa között elhangzott telefonos panasz bejelentésről hangrögzítés készül, amennyiben ügyfelünk előre jelzi, hogy panasz bejelentésére készül . A telefonon közölt panasz esetén az Alkusz biztosítja az ésszerű várakozási időn belüli hívásfogadást és ügyintézést.
telefaxon: az Alkusz 36/414-032 telefax számán.
postai úton: a Agria Biztosítás Kft. 3300. Kertész u.47 fsz.2 címén.
elektronikus levélben: az admin@abiztositas.hu címre tud írni
Az ügyfél panaszbejelentését meghatalmazott útján is megteheti, ha a jogszabályi és formai követelményeknek megfelelő meghatalmazás csatolása mellett.

III. Panaszkezelési fogalmak

1. Az ügyfélpanasz fogalma
1.1. A panasz olyan ügyfélmegkeresés, melyben az ügyfél a társaság – szerződéskötést megelőző, vagy a szerződés megkötésével, a szerződés Társaságunk részéről történő teljesítésével, valamint a szerződéses jogviszony megszűnésével, illetve azt követően a szerződést érintő jogvita rendezésével összefüggő – valamelyik eljárási cselekményével, vagy döntésével nem ért egyet, illetve olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és amelyet az Ügyfél a jelen Szabályzat II/1. pontjában meghatározott módok bármelyikével közöl az Alkusszal. Ügyfélpanasz minden olyan kifogás, amely az Alkusz tevékenységével, illetve mulasztásával kapcsolatos és amelyet az ügyfél jelen Szabályzat II/1. pontjában meghatározott módok bármelyikével közöl az Alkusszal.
1.2 Nem minősül ügyfélpanasznak:
az Ügyfél által az Alkuszhoz benyújtott olyan kérelem, amely általános tájékoztatás-, vélemény- vagy állásfoglalás kérésre illetve méltányosság iránti kérésre irányul.
2. Az Ügyfél fogalma
2.1 Ügyfélnek minősül minden olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező jogalany vagy hatóság, illetve azok meghatalmazottja, aki/amely az Alkusszal biztosítás kötésére irányuló üzleti kapcsolatban áll.
2.2 Jelen Szabályzat alkalmazásában Ügyfélnek minősül minden olyan személy is, aki az Alkusszal biztosítási szolgáltatások nyújtására irányuló üzleti kapcsolatban nem áll, és panasszal élt.
3. Az ügyfélpanasz mielőbbi kivizsgálása érdekében szükséges, hogy az Ügyfél minden esetben adja meg személyes adatait, biztosítási szerződésének adatait, pontosan és konkrétan fogalmazza meg észrevételeit, az észlelt hiányosságot, hibát, továbbá amennyiben rendelkezésre állnak a panaszát alátámasztó dokumentumok, ezeket is bocsássa az Alkusz rendelkezésére a panasz kivizsgálás folyamatának felgyorsítása érdekében.
A panasz kivizsgálásának gyorsasága érdekében szükséges, hogy az Ügyfél pontosan adja meg a panasz tárgyát képező esemény helyét vagy a panasz tárgyát képező tény megjelölését, és lehetőség szerint annak idejét, valamint az esetleges kompenzációs igényét.
4. Ügyfélszolgálat
Az ügyfélpanaszok befogadása szempontjából ügyfélszolgálatnak kell tekinteni az Alkusz minden, az ügyfélforgalom előtt nyitva álló, erre kijelölt helyiségét, és telefonon vagy interneten elérhető egységét a jelen Szabályzat II/1. pontjában meghatározottak szerint.

IV. A panaszok nyilvántartása

A II/1. pontban említett bármely csatornán beérkezett panaszokról, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről az Alkusz nyilvántartást vezet. A panaszok az Alkusz erre szolgáló számítógépes rendszerében kerülnek rögzítésre és feldolgozásra. Minden egyes bejelentés külön azonosítóval rendelkezik annak érdekében, hogy az Ügyfél kérésére bármikor visszakereshető legyen. A panaszkezelési rendszerben rögzítésre kerül
• a panasz leírása,
• a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölése,
• a panasz a beérkezésének dátuma,
• a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírása, elutasítás esetén annak indoka,
• az intézkedés teljesítésének határideje és a végrehajtásért felelős személy megnevezése,
• a kivizsgálás során felmerült, a megoldásban segítő dokumentumok listája, a kivizsgálás eredménye és a panasz megválaszolásának időpontja.

V. A panaszkezelési eljárás

1. A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díjat az Alkusz nem számol fel. A panasz kivizsgálása az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével történik.
2. Az Alkusz a szóbeli – ide értve a személyesen és telefonon tett – panaszt azonnal megvizsgálja, és szükség szerint orvosolja. Ha a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges vagy ha az Ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, az Alkusz a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát a személyesen közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek átadja, telefonon közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek az írásbeli panasszal kapcsolatos, indoklással ellátott válaszlevelével egyidejűleg megküldi, egyebekben az írásbeli panaszra vonatkozó rendelkezések szerint jár el.
3. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell
– panasztevő nevét
– címét, elérhetőségét
– a panasz leírását, a felvett jkv. helyét.

4. Az Alkusz a panasz beérkezését követően, 5 munkanapon belül értesítést küld a panasz beérkezéséről, melyben pontosan megjelölésre kerül az ügyintézési határidő kezdete, valamint a válasz megküldésének várható időpontja.
5. A panaszok kivizsgálására és a válaszadásra rendelkezése álló határidő a panasz az Alkusz bármely szervezeti egységéhez történő beérkezésétől számított 30 naptári nap. A Biztosító az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontját a panasz közlését követő harminc naptári napon belül megküldi az Ügyfélnek oly módon, amely alkalmas annak igazolására, hogy a küldeményt kinek a részére küldte meg, emellett kétséget kizáróan igazolja a küldemény elküldésének tényét és időpontját is.
6. Az ügyfélpanaszok kivizsgálásának felügyeletére és válaszadásra az Alkusz ügyvezetője jogosult.
7. A panasz elutasítása esetén az Alkusz válaszában tájékoztatja az Ügyfelet a jogorvoslati lehetőségekről (amelyet jelen Szabályzat VI. fejezete is tartalmaz), továbbá megadja az érintett hatóságok és testületek elérhetőségét és levelezési címét.
8. Az Alkusz a panaszt és az arra adott választ három évig őrzi meg, és azt a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete kérésére bemutatja.
9. Az Alkusz a panaszkezelés során különösen a következő adatokat kérheti az Ügyféltől:
a) neve
b) szerződésszám,
c) lakcíme, székhelye, levelezési címe;
d) telefonszáma;
e) értesítés módja;
f) panasszal érintett biztosítási termék vagy szolgáltatás;
g) panasz leírása, oka;
h) panaszos igénye;
i) a panasz alátámasztásához szükséges, az ügyfél birtokában lévő dokumentumok másolata;
j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás;
k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat
A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli az Alkusz.

VI. Jogorvoslat

A panasz elutasítása, vagy a panasz kivizsgálására előírt 30 napos törvényi válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén az Ügyfél a panasza jellege szerint az alábbi testületekhez, illetve hatóságokhoz fordulhat:
Magyar Nemzeti Bank (továbbiakban: MNB)
(1013 Budapest, Szabadság tér 8-9. Levélcím: 1534 Budapest BKKP. Pf. 777, telefonszám: 061-4899-100, telefax: 061-4899-102, e-mail: ugyfelszolgalat@mnb.hu). Hatáskörébe tartozik a gazdasági versenyt nem érintő ügyekben történő eljárás a pénzügyi szervezetek vonatkozásában, e szervezetek jogszabályba, belső szabályzatba, illetve a MNB határozatába ütköző magatartásban megnyilvánuló jogsértés esetén, valamint a tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat megsértése esetén. A MNB ellenőrzi a pénzügyi szervezetek fogyasztókkal szemben tanúsítandó magatartásra vonatkozó kötelezettséget megállapító -a pénzügyi szervezetekre vonatkozó jogszabályokban előírt- fogyasztóvédelmi rendelkezéseknek, a fogyasztókkal szembeni tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmáról szóló 2008. évi XLVII. törvény rendelkezéseinek és elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVII. törvény rendelkezéseinek betartását és eljár e rendelkezések pénzügyi szervezetek általi megsértése esetén

Pénzügyi Békéltető Testület

A biztosítási szerződés létrejöttével, érvényességével, teljesítésével, megszűnésével továbbá a szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatban felmerült fogyasztói jogvitájának bírósági eljáráson kívüli rendezése érdekében a Magyar Nemzeti Bankról szóló 2010. évi CLVIII. törvény alapján írásban kérelmet terjeszthet elő a Pénzügyi Békéltető Testületnél. A Pénzügyi Békéltető Testület elérhetősége: levélcím: H-1525 Budapest BKKP Pf.: 172., telefon: 061- 489 9100,e-mail: pbt@mnb.hu.
Közvetítői eljárás
A permegelőző eljárások közül Ügyfelünk közvetítői eljárást is kezdeményezhet a közvetítői tevékenységről szóló 2002. évi LV. törvény alapján.
Bírói út
A biztosítási szerződésből eredő igény – a fentiekben megjelölt alternatív vitarendezési módok mellőzésével – bírói úton is érvényesíthető. A bíróság eljárására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései irányadóak.
A különböző testületek és hatóságok, illetve bíróságok igénybevételével, részletes eljárási szabályaival, eljárási költségeivel kapcsolatos információk tekintetében az eljáró testületek, hatóságok, illetve bíróságok adnak felvilágosítást.

Agria Biztosítás Kft.